Penerapan Dokumen Regulasi Nasional terkait tata Kelola TI di suatu Kementerian/Lembaga/Instansi Pemerintahan

EVALUASI DAN IMPLEMENTASI TATA KELOLA TI MENGGUNAKAN COBIT 2019 (STUDI KASUS PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN TABANAN)

Pendahuluan

        Organisasi semakin bergantung pada TI dan dapat secara efektif dan efisien mengintegrasikan sumber daya TI dengan proses organisasi dan manajerial lainnya. Tata kelola TI diadopsi secara luas oleh organisasi di Indonesia, baik organisasi pemerintahan maupun swasta. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tabanan adalah organisasi pemerintah daerah di bidang administrasi kependudukan serta mengurusi beragam proses pencatatan sipil, khususnya di Kabupaten Tabanan. Tata Kelola yang baik pada orientasi pelayanan berperan penting pada proses kinerja dinas untuk meningkatkan kemampuan proses pengoahan informasi serta pelayanan terhadap pub dan juga meningkatkan kinerja lembaga pemerintah secara transparansi serta akuntabilitas agar menuju good governance. Aspek-aspek seperti efektivitas dan akuntabilitas dapat ditingkatkan dengan adanya pemanfaatan IT pada penyelenggaraan pemerintahan. Evaluasi dan peningkatan tata kelola TI sangat penting karena mendukung organisasi untuk mengontrol apakah mereka membuat manajemen TI yang efektif dan memastikan manfaat dan pengelolaan risiko terkait. Audit tata kelola TI perlu dilakukan untuk meningkatkan kinerja suatu instansi, meningkatkan pengelolaan dan pendistribusian informasi, serta peningkatan pelayanan public Beberapa kerangka kerja (framework) untuk melakukan audit tata kelola TI dapat digunakan. Drljaca, dalam penelitiannya menyebutkan bahwa ada tiga jenis framework evaluasi tata kelola TI, salah satunya COBIT. COBIT merupakan pedoman manajemen yang dikeluarkan oleh ISACA (Information Systems Audit and Control Association) dan ITGI (Information Technology Governance Institute). COBIT memberikan langkah-langkah umum serta praktik-praktik terbaik yang digunakan untuk membantu memanfaatkan penggunaan TI yang sesuai dengan tujuan perusahaan

Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan bagian dari tahapan penelitian, untuk memastikan bahwa penelitian dilakukan secara teatur dan sistematis. Penelitian ini melalui tiga tahap penelitian yang terdiri dari tahapan evaluasi tata kelola TI menggunakan COBIT 2019, pemberian rekomendasi berdasarkan COBIT 2019 dan tahapan implementasi yang dapat dilakukan berdasarkan rekomendasi yang diberikan melalui tahap sebelumnya.

Gambar. 1. merupakan alur dari tahap pelaksanaan penelitian audit untuk mengetahui tingkat kapabilitas pada Dinas.Kependudukan dan. Pencatatan Sipil Kabupaten Tabanan yang meliputi tahap observasi dan wawancara, studi litelatur, identifikasi titik kritis melalui wawancara, identifikasi tujuan bisnis, identifikasi tujuan penyelarasan, proses pemilihan domain, penentuan tingkat kepentingan, penetuan tingkat kematangan dan pemberian saran serta perbaikan. Flowchart pembuatan rekomendasi dapat ditampilkan pada Gambar 2.

Gambar 2 merupakan alur proses pembuatan rekomendasi dengan mengguanakan framework COBIT 2019. Panduan COBIT 2019: Managemen Objectives menawarkan langkahlangkah peningkatan sebagai best practice yang dapat digunakan untuk meningkatkan nilai capability level pada Dinas. Kependudukan dan. Pencatatan Sipil Kabupaten Tabanan. Flowchart implementasi rekomendasi dapat ditampilkan pada Gambar 2.

Gambar 3 merupakan alur proses implementasi rekomendasi. Tahap bertujuan agar proses pelaksanaan impementasi menjadi jelas dan terencana. Tahap Pelaksanaan dan Monitoring Impelemntasi menjadi tahap utama dari proses implementasi rekomendasi yang dilakukan pada penelitian.

Hasil

Identifikasi Titik Kritis

Tahap pertama pada penelitian ini adalah identifikasi titik kritis. Titik kritis diperoleh dari hasil wawancara dan brainstorming pada pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tabanan. Selain itu, titik kritis juga peroleh dari perspektif masyarakat yang sering memanfaatkan layanan dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tabanan

Identifikasi Tujuan.Bisnis 

Tahap identifikasi tujuan bisnis dilakukan dengan matching titik. kritis yang telah diperoleh dengan tujuan bisnis yang terdaftar (translator tolong pake listed ya) pada panduan COBIT 2019. 

Identifikasi Tujuan Penyelarasan

Tahap identifikasi tujuan penyelarasan dilakukan dengan matching tujuan bisnis yang telah diperoleh dengan tujuan penyelarasan yang terdaftar (translator tolong pake listed ya) pada panduan COBIT 2019. 

Identifikasi Proses TI Tahap identifikasi proses TI dilakukan setelah tujuan penyelarasan diperoleh. Pada tahap ini, dilakukan re-matching antara titik kritis yang teridentifikasi dengan domain proses TI berdasarkan tujuan penyelarasan yang telah diperoleh pada tahap sebelumnya, yang mengacu pada panduan COBIT 2019.

Identifikasi Proses TI 

Tahap identifikasi proses TI dilakukan setelah tujuan penyelarasan diperoleh. Pada tahap ini, dilakukan re-matching antara titik kritis yang teridentifikasi dengan domain proses TI berdasarkan tujuan penyelarasan yang telah diperoleh pada tahap sebelumnya, yang mengacu pada panduan COBIT 2019. 

Penentuan Tingkat Kepentingan 

Tahap penentuan tingkat kepentingan dilakukan dengan memberikan kuesioner yang berisi pernyataan-pernyataan terkait titik kritis dan berdasarkan pada domain proses TI yang telah teridentifikasi pada tahap sebelumnya. Kuesioner diberikan kepada pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tabanan yang terdiri dari delapan responden.

Penentuan Capability Level 

Penentuan capability level digunakan untuk mengetahui tingkat kematangan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tabanan. Kuesioner capability level mengacu pada PAM using COBIT 5 Toolkit yang dapat digunakan pada COBIT 2019 (ISACA, 2019). Penentuan dilakukan dengan memberikan kuesioner capability level berdasarkan 5 domain yang terpilih pada proses tingkat kepentingan sebelumnya dan disebarkan kepada responden yang telah ditentukan berdasarkan pemetaan RACI yang memliki peran untuk melakukan tugas.

Rekomendasi

Pemberian rekomendasi dilakukan mengikuti tahapan yang digambarkan pada Gambar 2. Rekomendasi diberikan berdasarkan nilai capability dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tabanan dengan mengacu pada Framework COBIT 2019, dengan target pencapaian adalah level capability meningkat. 

Implementasi

Implementasi rekomendasi perbaikan yang dilakukan difokuskan dalam peningkatan proses domain APO08 yang bertujuan untuk mengetahui bagaimana dampak implementasi terhadap nilai current capability domain APO08 pada Disdukcapil Tabanan.

Tabel diatas adalah hasil analisis kuesioner capability level pada APO08. Pemberian nilai pada kuesioner dilakukan oleh 2 responden yang ditentukan berdasarkan pemetaan RACI. Beberapa aspek permasalahan seperti kurangnya informasi yang tersampaikan kepada masyarakat mulai terselesaikan dengan menerapkan praktek-praktek rekomendasi peningkatan ke tahap level 2, seperti penyampaian informasi persyaratan berkas administrasi melalui kanal youtube, posting melalui sosial media instagram, serta monitoring dalam penggunaan sosial media sebagai media penyampaian informasi kepada masyarakat. Hasil analisis menunjukan proses pada APO08 berada pada level 2 dapat disimpulkan bahwa kegiatan implementasi yang telah dilakukan dapat meningkatkan level current capability yang sebelumnya berada pada level 1 sudah meraih level 2 sesuai dengan target implementasi.

Kesimpulan

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tabanan telah melaksanakan Audit Tata Kelola Teknologi Informasi menggunakan framework COBIT 2019. Domain yang diperoleh meliputi APO07 dengan level capability 2 mengenai pengoptimalan pelayanan administrasi, APO11 dengan level capability 1 mengenai pengoptimalan layanan pengaduan secara online, BAI03 dengan level capability 1 mengenai penyediaan sistem pelayanan administrasi kependudukan secara online, APO08 dengan level capability 1 mengenai penyampaian kelengkapan berkas administrasi kepada masyarakat, dan BAI08 dengan level capability 1 mengenai keterampilan pegawai pada bidang teknologi informasi. Pemberian rekomendasi diberikan berdasarkan acuan COBIT 2019 dengan tujuan untuk peningkatan tata kelola teknologi informasi pada Disdukcapil Tabanan dan Implementasi rekomendasi perbaikan dilakukan untuk peningkatan level capability pada domain APO08 yang dilakukan dengan jangka waktu 1 bulan. Prosesnya Implementasi dilaksanakan sesuai time schedule, sehingga mendapatkan hasil yang menunjukkan terjadi peningkatan level capability pada domain APO08 yang sebelumnya berada pada level 1, menjadi level capability berada pada level 2.